Problem
Wersje w mailach, decyzje na korytarzu
Dopóki umowa krąży jako załącznik, nikt nie odpowiada za całość. Wersje się rozjeżdżają, akcepty giną w wątkach, a status sprawy zna wyłącznie osoba, która ją prowadzi.
- Ta sama umowa istnieje w kilku wersjach i nie wiadomo, która obowiązuje.
- Akcepty zapadają w mailach i rozmowach - poza dokumentem.
- Nikt poza prowadzącym nie wie, na jakim etapie jest sprawa.
- Wydruk, podpis, skan - i dokument wraca do obiegu jako plik bez historii.
Jak to działa
Dokument, ścieżka i proces w jednym systemie
Generowanie dokumentów
Umowa powstaje z zatwierdzonego szablonu, z polami zaciąganymi z systemów i rejestrów. Bez kopiowania z poprzedniej umowy.
Ścieżki akceptacji i parafki
Elastyczne ścieżki z osobą odpowiedzialną i terminem na każdym kroku. Parafka zostaje przy wersji, której dotyczy.
Automatyzacja procesów biznesowych
Warunki, rozgałęzienia i przypomnienia zamiast ręcznego pilnowania. Proces sam prowadzi dokument do kolejnego kroku.
Przykłady
Procesy, od których zaczyna większość firm
Tak wygląda ścieżka akceptacji w systemie: każdy krok ma właściciela, status i termin, a bieżące zadanie widać bez pytania kogokolwiek o postęp.
Od zgłoszenia zapotrzebowania, przez opinię prawną i akcept finansowy, po skierowanie do podpisu.
Kroki, warunki i terminy definiujecie sami - bez pisania kodu. Zobacz modelowanie procesów w BPMS
Pozostałe rozwiązania
Dwa kolejne filary
DPT
Jedna platforma. Trzy filary.
Obieg umów to filar Decision - ale dowód i podpis idą razem z nim, w tym samym procesie.
Decision
Create. Negotiate. Automate.
Ustandaryzowana droga od zgłoszenia do decyzji, z osobą odpowiedzialną i terminem na każdym kroku.
Proof
Track. Audit. Comply.
Każdy akcept, parafka i wersja zostają przy dokumencie - razem z datą i autorem.
Trust
Identify. Sign. Verify.
Zaakceptowany dokument idzie do podpisu w tym samym procesie, bez eksportu i wysyłki mailem.