Historia pliku
Dokument, który sam opowiada swoją historię
Każde zdarzenie ląduje na osi czasu dokumentu w momencie, w którym się wydarzyło. Nie trzeba go odtwarzać z maili ani rekonstruować z pamięci uczestników.
- Autor i właściciel dokumentu na każdym etapie
- Zmiany treści z podglądem różnic między wersjami
- Statusy i przejścia między krokami procesu
- Wersjonowanie z oznaczeniem wersji obowiązującej
- Parafki przypisane do konkretnej wersji
- Podpisy wraz z metodą weryfikacji tożsamości
Oś czasu dokumentu
Każde zdarzenie zapisane w momencie, w którym się wydarzyło
To nie jest raport generowany na potrzeby audytu. To zapis, który powstaje sam, przy dokumencie, w trakcie normalnej pracy - razem ze zdarzeniami zaplanowanymi na przyszłość.
Opis: Sprawdzić, czy terminy płatności zgadzają się z ustaleniami z akceptu finansowego.
Dzisiaj
Opis: Ostatni moment na decyzję o przedłużeniu umowy na kolejny okres.
Ten sam zapis obsługuje przeglądy i przypomnienia terminowe - zdarzenie z datą w przyszłości czeka na osi i pilnuje terminu za was.
Kontrola
Dowód, który da się pokazać audytorowi
Ślad audytowy i logi
Niezaprzeczalny zapis zdarzeń systemowych: logowania, nadania uprawnień, pobrania i usunięcia plików.
Metadane i wyszukiwanie
Strony, wartości, terminy i statusy jako pola, po których da się filtrować - a nie tylko treść w pliku PDF.
Retencja i backup
Reguły przechowywania i usuwania danych ustawione raz, egzekwowane automatycznie. Kopie zapasowe z odrębną instancją dla klienta.
Raporty i analityka
Przekroje po statusach, terminach i czasie obiegu. Gotowe zestawienia zamiast ręcznego zliczania.
Zgodność z RODO i eIDAS
Podstawy przetwarzania, zgody i rozliczalność wbudowane w proces. Podpisy zgodne z rozporządzeniem eIDAS.
Metadane i wyszukiwanie
Szukaj po danych umowy, nie po nazwie pliku
Strony, numer z CRM, autor, data i tagi są polami, po których da się filtrować. Poniższy widok działa - wpiszcie frazę albo kliknijcie tagi.
Te same pola napędzają raporty i zestawienia na audyt - nie trzeba prowadzić osobnego rejestru umów w arkuszu.
Pozostałe rozwiązania
Dwa kolejne filary
DPT
Jedna platforma. Trzy filary.
Audyt to filar Proof - ale dowód powstaje tylko wtedy, gdy decyzja i podpis dzieją się w tym samym systemie.
Decision
Create. Negotiate. Automate.
Dokument powstaje w procesie, więc jego historia zaczyna się przy pierwszej wersji, nie przy archiwizacji.
Proof
Track. Audit. Comply.
Autor, zmiany, statusy, wersje, parafki i podpisy - komplet dowodu przy dokumencie, gotowy na audyt.
Trust
Identify. Sign. Verify.
Podpis zapisuje przy pliku także metodę weryfikacji tożsamości i moment złożenia.