Dział prawny
17.12.2015

Formy czynności prawnych i skutki ich niezachowania


Ustnie, pisemnie, czy u notariusza? W jakiej formie zawrzeć daną umowę? Czy email to forma pisemna? Czy skan dokumentu to forma pisemna? Które umowy wymagają szczególnej formy i czy pozostają ważne, jeśli nie zostanie dochowana? [więcej]

Formy czynności prawnych
Category: Ogólne
Posted by: Dzial Prawny

Ustnie, pisemnie, czy u notariusza? W jakiej formie najlepiej zawrzeć umowę? Czy mail to forma pisemna? Czy skan to forma pisemna? Czy każda umowa musi być na piśmie? Jeśli umowy nie zawarto na piśmie, to czy jest ważna?

Użytkownicy serwisu Dział Prawny wiedzą, że nasze szablony dokumentów w Bazie Wiedzy zawierają uwagę autorów, mówiącą w jakiej formie powinno się sporządzić dany dokument. Z formami czynności prawnych mamy do czynienia na co dzień oraz w toku prowadzenia biznesu i choć mają one doniosłe znaczenie, to jednak skutki czynności dokonanej w nieodpowiedniej formie nie zawsze są dla nas zrozumiałe. I właśnie wychodząc naprzeciw taki potrzebom prawnicy serwisu Dział Prawny chcą przybliżać zainteresowanym instytucje prawne, które są ważne z punktu widzenia zarówno przedsiębiorcy, jak i konsumenta, a z którymi spotykamy się każdego dnia, choć nie zawsze umiemy rozpoznać ich znaczenie. Oczywiście informacje starać się będziemy dostarczać łatwo, prosto i przystępnie, w duchu Plain Language!

Wyjaśnijmy zatem czym jest forma czynności prawnych? Jakie są rodzaje form czynności prawnych? Z czego wynika konieczność dokonania czynności w takiej, a nie innej formie? Otóż, forma czynności prawnej to nic innego, jak sposób wyrażenia na zewnątrz oświadczenia przez określoną osobę. Treścią i zarazem niezbędnym składnikiem takiej czynności jest  oświadczenie woli tej osoby lub oświadczenie wiedzy tej osoby.


Wolność wyboru formy – swoboda umów.

Kodeks cywilny wyraża generalną zasadę swobody wyboru formy czynności prawnej (tzw. „swobodę umów”): 
Z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli).” 
 
Mówiąc wprost, oświadczenie woli musi zostać ujawnione na zewnątrz w taki sposób, aby dotarło do odbiorcy, a sposób tego ujawnienia jest dowolny (ustnie, pisemnie, w sposób dorozumiany). Jak to jednak zwykle z zasadami bywa, istnieją od nich wyjątki. Musimy pamiętać, że niektóre czynności wymagają zachowania formy szczególnej lub zachowanie  formy szczególnej przewidziane zostało wprost przepisem prawa. 
 
Co o tym decyduje, że wymagana jest szczególna forma czynności prawnej? Źródłem powstania obowiązku zachowania szczególnej formy czynności prawnej może być ustawa (przepisy Kodeksu cywilnego oraz innych ustaw), a również wola stron czynności, które na przykład umówią się na to w umowie. 
 
Rodzaje form czynności prawnych:
a. forma pisemna zwykła
b. forma pisemna kwalifikowana, to jest:
- forma pisemna z poświadczona datą,
- forma pisemna z poświadczonym podpisem, 
- forma aktu notarialnego.  


Jak dochować zwykłej formy pisemnej?

Zgodnie z treścią art. 78 Kodeksu cywilnego do zachowania formy pisemnej niezbędne jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie pod oświadczeniem woli. Pamiętajmy więc, że tym samym mail, faks, skan, kserokopia, czy inny dokument bez podpisu nie będzie miał formy pisemnej. Zrównany z formą pisemną jest jedynie dokument opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowany ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Pamiętajmy więc, że skan dokumentu, choćby podpisanego lub email nie stanowią formy pisemnej.


Konsekwencje niedochowania wymaganej formy czynności prawnej. 

Negatywne konsekwencje niedochowania właściwej formy prawnej uzależnione są od tego, jaki skutek wynika wprost z przepisów prawa lub jaki skutek przewidziały strony np. w umowie:
a) forma pod rygorem nieważności (ad solemnitatem),
b) forma dla celów dowodowych (ad probationem),
c) forma dla wywołania szczególnych skutków prawnych (ad eventum).

Jak to rozumieć?
 

Ad. a) Forma prawna pod rygorem nieważności.

Po pierwsze, jeżeli forma szczególna czynności prawnej została zastrzeżona pod rygorem nieważności, to niezachowanie tej formy powoduje bezwzględną nieważność czynności prawnej. Taka czynność nie wywołuje żadnych skutków prawnych, chyba, że przepis szczególny stanowi inaczej.

PRZYKŁAD:
pełnomocnictwo ogólne, przeniesienie własności nieruchomości, ustanowienie i przeniesienie prawa użytkowania wieczystego, umowy o przejęciu długu, zgody na przejecie długu.Dlatego zawarcie umowy sprzedaży nieruchomości, która wymaga formy aktu notarialnego, w zwykłej formie pisemnej powoduje nieważność umowy. 

Po drugie, jeżeli z woli strony wynika, że dana czynności ma być dokonana w formie pisemnej pod rygorem nieważności, to niezachowanie tej formy pociąga za sobą nieważność czynności prawnej
Jeżeli jednak forma pisemna zwykła została zastrzeżona bez rygoru nieważności, jej niezachowanie nie pociąga za sobą nieważności czynności, ale powstaje inny skutek. W takim przypadku w sporze sądowym nie będzie dopuszczalny dowód z zeznań świadków ani z przesłuchania stron na fakt dokonania tej czynności. I tu wyróżniamy na szczęście wyjątki, które pozwolą nam w sprawie dowodzić świadkami: obie strony procesu wyrażają na to zgodę, dokonanie czynności prawnej będzie uprawdopodobnione za pomocą pisma, przeprowadzenia takiego dowodu żąda konsument w sporze z przedsiębiorcą,  spór prowadzony jest pomiędzy przedsiębiorcami). 


ad. b) Forma zastrzeżona dla celów dowodowych.

Jeżeli ustawa zastrzega formę pisemną zwykłą dla celów dowodowych, czyli bez rygoru nieważności, niezachowanie tej formy nie pociąga za sobą nieważności czynności, a jedynie utrudnienia dowodowe, o których mowa jest punkt wyżej. 
 
WAŻNE: Warto pamiętać, że jeżeli zastrzeżemy obowiązek dokonania określonej czynności w formie pisemnej, nie określając skutków niezachowania tej formy, to w razie wątpliwości poczytuje się, że forma pisemna była zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych.


Ad. c) 
Forma zastrzeżona dla wywołania określonego skutku prawnego.

Zachowanie formy czynności może być także zastrzeżone dla wywołania określonych skutków prawnych.
 
PRZYKŁAD: umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia, która powinna być zawarta na piśmie, jeżeli obowiązuje dłużej niż jeden rok (taki właśnie skutek formy pisemnej przewiduje Kodeks cywilny). Niezachowanie formy w takim przypadku nie oznacza jednak, że umowa jest nieważna, powoduje natomiast taki skutek, że umowę uważa się za zawartą na czas nieoznaczony.


Czy można zawrzeć umowę w sposób milczący?

Według starego porzekadła milczenie jest złotem, a czym jest milczenie w świetle Kodeksu cywilnego? Czy milczenie może być uznane za złożenie oświadczenia woli? Czy milczeniu możemy nadać jakieś znaczenie?  
 
Niestety przepisy prawa w zasadzie „milczą” na ten temat wymownie, więc zastanówmy się co to dla nas oznacza Wyjątkiem jest przepis art. 69 Kodeksu cywilnego, który dopuszcza milczące przyjęcie oferty, jeśli według przyjętego zwyczaju dojście oświadczenia woli nie jest wymagane. 
Z kolei w jednej z uchwał Sąd Najwyższy wyraził pogląd, że „milczenie ma skutek oświadczenia woli tylko wtedy, gdy osoba nie zaprzeczająca oświadczeniu innej osoby powinna była zająć merytoryczne stanowisko w sprawie”. W innych jednak wyrażone są poglądy odmienne. 

Podsumowując: swoboda umów, ale pamiętajmy o wyjątkach.

Swoboda wyboru formy przy składaniu oświadczeń woli jest zasadą. Wyjątki są przewidziane w Kodeksie cywilnym oraz innych ustawach, gdzie do ważności czynności prawnej oraz wywołania jej określonych skutków wymagana jest szczególna forma. 
 
Jak nie popełnić błędu? Są dwa rozwiązania: pierwsze to sprawdzić w przepisie ustawy, w jakiej formie należy dokonać danej czynności, a drugie korzystać z serwisu Dział Prawny, w którym udostępnione szablony zawsze opatrzone są stosownym komentarzem o właściwej lub sugerowanej formie. Po prostu!


Dominika Stasiłowicz - Dział Prawny   
Dominika Stasiłowicz
radca prawny
Dział Prawny - Wszelkie prawa zastrzeżone.
Innowacyjna Gospodarka - Narodowa Strategia Spójności

DOTACJE NA INNOWACJE – INWESTUJEMY W WASZĄ PRZYSZŁOŚĆ

Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.

Unia Europejska - Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego